Effizientes Telefonmanagement im Krankenhaus

Wie Krankenhäuser von modernen Sprachportalen, wie dem Clarity Contact Manager, profitieren und die Wirtschaftlichkeit steigern können.

Krankenhäuser erhalten jeden Tag tausende von Telefonanrufen. Das sind zum einen die Anrufe von Freunden und Familienangehörigen für Patienten. Eine weitere Gruppe von Anrufern will mit einzelnen Fachabteilungen oder bestimmten Fachärzten Kontakt aufnehmen. Dazu kommen noch die Anfragen an die Krankenhausverwaltung, etwa durch Lieferanten und Geschäftspartner. Dies stellt einige Anforderungen an das Telefonmanagement der Kliniken und insbesondere an das Personal in den Telefonzentralen. Schließlich erwarten die Anrufer, zügig mit den jeweils geeigneten Ansprechpartnern verbunden zu werden. Und daran hapert es mitunter, denn immer wieder kommt es aufgrund des stark schwankenden Gesprächsaufkommens, vor allem in Stoßzeiten, zu lästigen Wartezeiten. Das gilt besonders für kleinere Kliniken oder Krankenhäuser mit schwach besetzten Telefonzentralen.

 

Doch mit dem Einsatz einer virtuellen Sprachzentrale, wie dem Clarity Contact Manager, kann Wartezeiten am Telefon vorgebeugt und die Kosten für die Vermittlung generell reduziert werden. Das liegt an der Automatisierung der Vermittlung, die Clarity mit dem Contact Manager ermöglicht. Anrufer nennen der sprachgesteuerten Anwendung von Clarity, ob sie mit einem bestimmten Arzt oder einer Fachabteilung, wie zum Beispiel der Kinderstation, verbunden werden möchten. Dank moderner Spracherkenner läuft die Zuweisung dieser Gesprächspartner reibungslos von statten. Nur bei der Vermittlung zu Patienten und in den seltenen  Fällen, in denen der Contact Manager die Namen von Abteilungen und Ärzten nicht zuordnen kann, kommen die Mitarbeiter in der Zentrale zum Einsatz.

 

Von der Automatisierung profitieren das Krankhaus und Anrufer gleichermaßen. Das Krankenhaus spart Kosten bei der Vermittlung, schließlich wird ein Gutteil der Gespräche automatisch abgewickelt. Für die Anrufer bedeutet die Automatisierung eine wesentlich schnellere Vermittlung ohne Warteschleifen. Das liegt vor allem daran, dass der Clarity Contact Manager weitaus mehr Gespräche parallel abarbeiten kann, als die Telefonzentrale. Zudem verbessert das System die Erreichbarkeit der Mitarbeiter: So können zum Beispiel Ärzte und Klinikmanager im System eine Rufumleitung auf das Handy einschalten und sind immer erreichbar, ohne ihre Telefonnummer bekannt geben zu müssen. Alle Parameter, wie Zuständigkeiten, An- und Abwesenheitszeiten, Mobilnummern und Stellvertreterregelungen lassen sich völlig unkompliziert im System ablegen, so dass die Anlage stets richtig verbindet.

 

Dank des Clarity Contact Manager wird das Telefonmanagement des Krankenhauses deutlich verbessert und die Kosten für die Vermittlung reduziert. Damit trägt die Sprachanwendung von Clarity ihren Teil dazu bei, die Wirtschaftlichkeit der Krankenhäuser zu verbessern, um im hart umkämpften Gesundheitssektor zu bestehen.

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